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Eine Software für Ihren Betrieb, in der jeder sieht, wo ein Auftrag steht.
- 3 Monate Wartung inklusive
- Code und Daten gehören Ihnen
- Hosting in der EU
- Warte auf neue Anfrage …
- BBüro
- CChef
- MMonteur
Der Ablauf funktioniert. Solange niemand fehlt.
Zwei Wochen Urlaub, und niemand weiß, welches Angebot noch offen ist.
Excel, E-Mail, WhatsApp und ein Zettel am Monitor.
Jeder Vorgang an einem Ort, und jeder sieht, was als Nächstes dran ist.
Sechs Bausteine, einzeln oder zusammen.
Meist beginnt es mit einem Baustein. Die anderen kommen dazu, wenn der erste im Alltag läuft.
Anfrage, Angebot, Auftrag und Rechnung laufen durch ein Programm. Alle im Team sehen denselben Stand.
Drei Betriebe, bei denen es schon so läuft.
Aus laufenden Projekten. Namen nennen wir erst mit Zustimmung der Betriebe, die Abläufe sind echt.
- MenschFragebogen per Link ausfüllen
- SystemVertragspaket aus Vorlagen erzeugen
- MenschVertrag prüfen und freigebenFreigabepunkt
- SystemSignaturlink aufs Handy
- SystemPersonalakte zeigt, was noch fehlt
Vom Fragebogen zum unterschriebenen Vertrag
Aushilfen füllten ein PDF aus und schickten Ausweisfotos per WhatsApp. Der Stand einer Einstellung lag im Kopf der Disposition, fehlende Unterlagen fielen erst vor dem ersten Einsatz auf.
Aushilfen tragen ihre Daten über einen Link selbst ein. Daraus entsteht das Vertragspaket, das Büro gibt es frei, die Unterschrift kommt vom Handy, und die Personalakte zeigt, was noch fehlt.
- Verträge entstehen aus den Word-Vorlagen des Betriebs, nicht aus einem fremden Format.
- Kein Vertrag geht raus, bevor jemand im Büro auf „geprüft“ geklickt hat.
- Die Akte meldet fehlende Unterlagen, bevor der erste Einsatz ansteht.
Das System trifft keine juristischen Entscheidungen. Es zeigt Daten an und meldet, wenn etwas fehlt.
- MenschStundenzettel hochladen
- KIKI liest Zeiten und Zuordnung
- KIZweiter Prüflauf gegen den Dienstplan
- MenschUnsichere Belege prüfen und freigebenFreigabepunkt
- SystemMonatsdatei für die Lohnabrechnung
Stundenzettel lesen, prüfen, abrechnen
Rund 28 Teams reichten Stundenzettel auf Papier ein. Für die Lohnabrechnung tippte jemand alles ab und hielt es gegen einen Dienstplan, dessen Excel-Aufbau sich immer wieder änderte.
Die Teams laden ihre Zettel hoch. Eine KI liest sie aus und prüft ein zweites Mal gegen den Dienstplan, unsichere Belege sieht ein Mensch, am Monatsende steht die Excel-Datei für die Lohnabrechnung bereit.
- Ohne Rückfrage geht ein Beleg nur bei zwei übereinstimmenden Lesungen und Sicherheit über 90 Prozent durch.
- Im ersten echten Lauf: 10 von 10 Belegen ohne Korrektur.
- Die Excel-Datei für die Lohnabrechnung behält das gewohnte Format.
- Aufgabe der KI
- liest handschriftliche Stundenzettel aus und gleicht sie mit dem Dienstplan ab
- Grenze
- Bei Abweichung oder Unsicherheit prüft ein Mensch, bevor der Beleg zählt
- MenschAufnahme über Freigabelink
- SystemFristen und offene Posten einlesen
- KIKI schlägt Aufgaben und Antworten vor
- MenschMensch gibt frei, was rausgehtFreigabepunkt
- SystemMahnung geht raus, der Schritt wird festgehalten
Mandantenaufnahme, Fristen und Mahnungen an einem Ort
Die Aufnahme lief über ein externes Formular, danach lebte der Stand in E-Mail-Verläufen. Fristen, offene Posten und Rückfragen lagen in verschiedenen Programmen, und wer krank war, nahm sein Wissen mit.
Die Aufnahme läuft über einen Freigabelink, der Stand steht im System. Fristen, offene Posten und Mahnstufen liegen an einem Ort, ein Agent bereitet Aufgaben und Antworten vor, und nach außen geht nichts ohne Freigabe.
- Nachsehen darf der Agent an 22 Stellen selbst. Für die rund 20 Dinge, die etwas verändern, braucht er eine Freigabe.
- Jeder Schritt wird mit Uhrzeit und Auslöser festgehalten.
- Das Firmenwissen speichert neue Fakten erst, wenn jemand sie bestätigt hat.
- Aufgabe der KI
- ordnet Dokumente zu, schlägt Aufgaben vor und bereitet Antworten vor
- Grenze
- Nach außen geht nichts ohne Freigabe; bis dahin bleibt jede Aktion ein Entwurf
Standardsoftware oder eigenes System?
Standardsoftware bringt viele Funktionen mit, von denen Sie einen Teil nutzen. Eine eigene Software enthält die Schritte, die Ihr Team jeden Tag macht.
Große Standardsoftware
- Ihr Team passt sich dem Programm an
- Monatliche Lizenz pro Nutzer
- Viele Funktionen bleiben ungenutzt
- Informationen liegen in getrennten Programmen
Eigenes System
- Die Software arbeitet so wie Ihr Team
- Keine Lizenz pro Kopf, Umfang vorab schriftlich
- Nur die Funktionen, die Sie brauchen
- Ihre bisherigen Programme werden verbunden
Was kostet Sie das Abtippen und Nachfassen jeden Monat?
Eine erste Schätzung. Im Prozess-Check sehen wir uns an, welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen und welche nicht.
Kostenlosen Prozess-Check buchenVier Schritte, ein Ansprechpartner.
Wir fangen mit dem Teil an, der am meisten Zeit frisst. Der Rest kommt, wenn dieser Teil im Alltag läuft.
01
Ablauf aufnehmen
Wir gehen mit Ihnen einen echten Vorgang durch, vom ersten Anruf bis zur Rechnung, so wie er heute läuft, mit allen Umwegen.
Danach liegt vorEine Skizze Ihres Ablaufs, schriftlich
02
Kern bauen
Zuerst kommt der Schritt, der am meisten kostet. Sie klicken durch eine erste Version mit echten Daten, bevor der Rest entsteht.
Danach liegt vorEine erste Version zum Ausprobieren
03
Ihre Programme verbinden
Wir schließen an, was Sie schon nutzen, etwa Lexware Office oder Ihren Kalender.
Danach liegt vorJede Angabe nur noch einmal eintragen
04
Betreiben und pflegen
Wir hosten in der EU, halten das System aktuell und bauen weiter, wenn sich Ihr Ablauf ändert.
Danach liegt vorEin Ansprechpartner, auch danach
Das steht in jedem Angebot.
- Der Umfang steht vor dem Start schriftlich fest.
- Code und Daten gehören Ihnen. Sie können jederzeit wechseln.
- Wartung und Weiterentwicklung stehen mit ihrem Preis im Angebot.
Fragen
Was Betriebe vorher wissen wollen
Die Fragen, die im Erstgespräch fast immer kommen.
